Jak przygotować firmę na kontrolę skarbową?

Dla dużych firm, takich jak spółki z ograniczoną odpowiedzialnością czy spółki akcyjne, kontrola skarbowa to nie tylko kwestia dokumentacji – to również test jakości ładu korporacyjnego, efektywności procesów wewnętrznych i skuteczności współpracy między działami. Przygotowanie do takiego wydarzenia wymaga odpowiedniego planowania, procedur i współpracy zespołowej.

Wewnętrzny system compliance jako fundament

Spółki kapitałowe powinny posiadać wewnętrzne procedury compliance obejmujące obszary podatkowe. System taki nie tylko porządkuje obowiązki w zakresie VAT, CIT i PIT, ale również definiuje role i odpowiedzialności poszczególnych działów: księgowości, controllingu, prawnego oraz kadrowego. Jasne zasady i bieżący nadzór nad ich przestrzeganiem minimalizują ryzyko nieprawidłowości.

Centralna koordynacja przygotowań

W przypadku dużych firm kluczowa jest centralizacja procesu przygotowawczego. Najczęściej za koordynację odpowiada dyrektor finansowy (CFO) lub zespół ds. podatków. To oni zarządzają komunikacją z urzędem, nadzorują kompletowanie dokumentacji i decydują, kto uczestniczy w spotkaniach z kontrolerami. Dobrą praktyką jest opracowanie wewnętrznego planu kontroli skarbowej – harmonogramu działań, listy odpowiedzialnych osób i zestawu gotowych materiałów.

Dokumentacja pod kontrolą

W dużych spółkach dokumentacja podatkowa jest często rozproszona pomiędzy systemami ERP, działami księgowymi, biurami regionalnymi oraz archiwami. Niezbędne jest wcześniejsze zlokalizowanie i skonsolidowanie dokumentów podatkowych, weryfikacja kompletności plików JPK, deklaracji VAT i CIT, a także sprawdzenie ewidencji środków trwałych i uzgodnień transferowych (TP). Warto upewnić się, że wszystkie dane są spójne – zarówno w systemach, jak i w raportach zewnętrznych.

Przegląd umów i transakcji

Spółki kapitałowe często operują w ramach grup kapitałowych lub realizują skomplikowane transakcje handlowe i finansowe. Szczególną uwagę należy zwrócić na: umowy z podmiotami powiązanymi (TP), faktury dotyczące usług niematerialnych, a także rozliczenia międzyokresowe i rezerwy. Rekomendowane jest przeprowadzenie okresowego przeglądu podatkowego przez zewnętrzny podmiot audytorski lub doradcę podatkowego.

Szkolenia i gotowość zespołu

Wielozespołowe podejście do kontroli wymaga odpowiedniego przeszkolenia pracowników. Działy księgowości, prawne, HR i zarząd muszą wiedzieć: jakie są etapy kontroli, jakie informacje można przekazywać, a także jak dokumentować przebieg kontroli. Odpowiednio przeszkolony zespół to gwarancja płynnej komunikacji i profesjonalnej postawy w relacji z organami skarbowymi.

Przygotowanie pełnomocnictw i kontaktu zewnętrznego

Kontrolę może reprezentować nie tylko zarząd, ale również upoważnieni doradcy podatkowi lub prawnicy. Warto wcześniej przygotować pełnomocnictwa (UPL, PPO-1) i ustalić zasady współpracy z zewnętrzną kancelarią. Posiadanie eksperta „na linii” może być kluczowe przy interpretacji przepisów lub w sporach z organem kontrolującym.

Transparentność i proaktywna postawa

Choć kontrola skarbowa bywa stresująca, warto zachować postawę otwartości i profesjonalizmu. Zespół kontrolerów ocenia nie tylko dokumenty, ale też sposób współpracy z firmą. Proaktywne podejście, rzetelne informacje i szybka reakcja na pytania może znacząco skrócić czas kontroli i zminimalizować ryzyko sankcji.

GRUPA MAGNET – rozumiemy wartość biznesu

Dla dużych spółek kontrola skarbowa to złożone wydarzenie operacyjne. Kluczowe jest posiadanie dobrze zorganizowanego systemu compliance, przeszkolonego zespołu i przygotowanego planu działania. Tylko wtedy firma może mówić o realnym bezpieczeństwie podatkowym i skutecznej ochronie interesów zarządu oraz akcjonariuszy. Warto potraktować przygotowania do kontroli nie jako koszt, ale jako inwestycję w stabilność i przewidywalność działania całej organizacji.