PIBR: Ważna zmiana – nowe struktury logiczne e-sprawozdań finansowych 2026

Polska Izba Biegłych Rewidentów informuje o istotnej aktualizacji struktur logicznych (schem) e-sprawozdań finansowych. Zmiany wynikają z komunikatów opublikowanych przez Ministerstwo Finansów oraz Krajową Administrację Skarbową i mają bezpośredni wpływ na sposób sporządzania oraz składania sprawozdań finansowych od 2026 roku.

Dlaczego wprowadzono nowe schemy?

Nowe struktury zostały udostępnione w sekcji „Struktury e-sprawozdań” na stronie Ministerstwa Finansów oraz w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE). Oznacza to, że przedsiębiorcy, biura rachunkowe oraz firmy audytorskie powinni odpowiednio wcześnie przygotować się do nadchodzących zmian.

Resort finansów wskazał, że aktualizacja struktur logicznych była konieczna ze względu na potrzebę dostosowania systemu e-Sprawozdań finansowych do aktualnych warunków biznesowych oraz uwarunkowań prawnych. Dynamiczne zmiany w przepisach, cyfryzacja procesów raportowych oraz rosnące wymagania informacyjne sprawiły, że dotychczasowe schemy wymagały doprecyzowania i rozszerzenia. Celem nowelizacji jest zwiększenie przejrzystości danych, poprawa jakości raportowania oraz usprawnienie przetwarzania dokumentów przez administrację publiczną.

Najważniejsze zmiany w strukturach logicznych

Wśród kluczowych modyfikacji w nowych schemach e-sprawozdań finansowych znalazły się:

• wyodrębnienie liczby etatów – liczba pracowników została wskazana jako osobna pozycja liczbowa, co zwiększa transparentność informacji kadrowych.
• dostosowanie schem do publikacji w CRWDE – techniczne ujednolicenie struktury umożliwiające poprawną publikację wzorów w Centralnym Repozytorium.
• zmiana sposobu podawania formy prawnej jednostki – nowe podejście do oznaczania formy organizacyjno-prawnej.
• dodanie informacji o obowiązkowym badaniu sprawozdania – pojawiła się wyraźna informacja, czy dane sprawozdanie podlega obowiązkowemu badaniu.
• wskazanie firmy audytorskiej – wprowadzono pole dotyczące podmiotu uprawnionego do badania sprawozdania finansowego.
• możliwość wyboru klasyfikacji PKD 2025 albo PKD 2007 – dostosowanie do aktualnych oraz dotychczas obowiązujących klasyfikacji działalności.

Zmiany te mają zarówno charakter merytoryczny, jak i techniczny. W praktyce oznacza to konieczność aktualizacji systemów finansowo-księgowych oraz narzędzi wykorzystywanych do generowania plików XML.

Kogo dotyczą nowe regulacje?

Opublikowane wzory – obejmujące strukturę logiczną, wyróżnik oraz plik stylu – będą miały zastosowanie do sprawozdań finansowych sporządzanych za lata obrotowe, które rozpoczęły się 1 stycznia 2025 r. lub później. W praktyce oznacza to, że pierwsze sprawozdania sporządzane według nowych schem będą składane w 2026 roku. Choć termin może wydawać się odległy, wdrożenie zmian w systemach informatycznych oraz procedurach wewnętrznych wymaga odpowiedniego przygotowania.

Aktualny status prac i komunikaty MF

Ministerstwo Finansów informowało o planowanych zmianach już w komunikacie z 5 maja 2025 r. Kolejne aktualizacje pojawiły się m.in.: 27 listopada 2025 r., 30 stycznia 2026 r., 21 stycznia 2026 r., 6 lutego 2026 r., a także w komunikacie Portalu Rejestrów Sądowych z 15 stycznia 2026 r. Publikowane informacje dotyczyły zarówno zapowiedzi nowych struktur, jak i bieżącego statusu prac oraz ich wdrożenia w systemach administracji publicznej.

Co to oznacza dla firm i biur rachunkowych?

Nowe struktury logiczne to nie tylko formalna zmiana techniczna. W praktyce oznaczają one:

• konieczność aktualizacji oprogramowania finansowo-księgowego,
• weryfikację poprawności generowanych plików XML,
• dostosowanie procedur raportowych,
• współpracę z firmą audytorską w zakresie nowych pól informacyjnych.

Warto już teraz przeanalizować, czy wykorzystywane systemy są przygotowane na obsługę nowych schem oraz czy dostawca oprogramowania przewidział odpowiednie aktualizacje.

GRUPA MAGNET – rozumiemy wartość biznesu

Zmiana struktur logicznych e-sprawozdań finansowych to istotny krok w kierunku dalszej cyfryzacji raportowania finansowego w Polsce. Nowe obowiązki informacyjne – w tym dotyczące badania sprawozdania czy wskazania firmy audytorskiej – zwiększają transparentność danych, ale jednocześnie wymagają odpowiedniego przygotowania organizacyjnego i technologicznego. Rok 2026 przyniesie pierwsze sprawozdania sporządzane według nowych zasad. Dla wielu podmiotów będzie to moment weryfikacji gotowości systemów i procedur do spełnienia nowych wymogów.