Inwentaryzacja roczna – jak zaplanować spis z natury krok po kroku
Inwentaryzacja roczna – jak zaplanować spis z natury krok po kroku?
Inwentaryzacja to jeden z fundamentalnych obowiązków każdej jednostki prowadzącej pełną księgowość. Spis z natury zapasów, środków trwałych i gotówki w kasie nie tylko wypełnia wymogi ustawy o rachunkowości – stanowi też realne narzędzie kontroli wewnętrznej i podstawę rzetelnego sprawozdania finansowego. Październik to najlepszy moment, by rozpocząć planowanie, zanim pojawi się presja końca roku.
Dobrze przeprowadzona inwentaryzacja to efekt kilku tygodni przygotowań, a nie działanie w trybie awaryjnym w grudniu. Firmy, które wdrożyły szczegółową instrukcję inwentaryzacyjną i przećwiczyły procedury z wyprzedzeniem, wypadają znacznie lepiej podczas badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta.
Krok 1 – Przygotowanie instrukcji i powołanie komisji
Podstawą sprawnego spisu z natury jest wewnętrzna instrukcja inwentaryzacyjna. Dokument ten powinien określać zakres przedmiotowy i podmiotowy inwentaryzacji, skład i uprawnienia komisji inwentaryzacyjnej oraz szczegółowy harmonogram prac – z podziałem na poszczególne lokalizacje i grupy asortymentowe.
Komisję inwentaryzacyjną powołuje kierownik jednostki odrębnym zarządzeniem. W jej skład wchodzą zazwyczaj pracownicy niezwiązani bezpośrednio z prowadzeniem magazynu – to wymóg niezależności potwierdzony w przepisach. Warto zadbać, by każdy członek komisji zapoznał się z instrukcją przed startem i rozumiał swoje obowiązki, w tym zasady wypełniania arkuszy spisowych.
Krok 2 – Przygotowanie magazynu i dokumentacji
Przed rozpoczęciem spisu magazyn powinien być uporządkowany – towary posegregowane według indeksów, oznaczone i dostępne do przeliczenia. Wszelkie dokumenty przychodu i rozchodu za okres poprzedzający inwentaryzację muszą być zaksięgowane i zamknięte. Rozliczenia „w toku” generują największą liczbę niezgodności między stanem ewidencyjnym a stanem faktycznym.
Warto przeprowadzić wstępny przegląd stanów magazynowych pod kątem towarów wolnorotujących, przeterminowanych lub uszkodzonych. Ich identyfikacja przed spisem pozwala na odpowiednie ujęcie w arkuszach i uniknięcie problemów przy wycenie zapasów na dzień bilansowy. Systemy WMS lub ERP powinny być zablokowane na czas fizycznego spisu – by uniknąć rozbieżności między wpisami a rzeczywistym stanem.
Krok 3 – Przeprowadzenie spisu i weryfikacja różnic
Spis z natury odbywa się na specjalnych arkuszach, które po wypełnieniu stają się dokumentem źródłowym. Każda pozycja jest przeliczana, ważona lub mierzona przez zespół spisowy, a wynik wpisywany odręcznie – system nie powinien podpowiadać stanów ewidencyjnych podczas fizycznego liczenia. Po zakończeniu spisu arkusze przekazywane są do działu księgowości w celu porównania z ewidencją.
Stwierdzone różnice inwentaryzacyjne – nadwyżki i niedobory – wymagają szczegółowego wyjaśnienia i zatwierdzenia przez kierownika jednostki. Niedobory zawinione obciążają pracownika, niezawinione – wynik finansowy. Cały proces różnicowania i rozliczenia powinien być zakończony nie później niż 15 dni po zakończeniu roku obrotowego.
GRUPA MAGNET – rozumiemy wartość biznesu
Magnet Audit wspiera firmy w przygotowaniu i weryfikacji procesu inwentaryzacji rocznej – od opracowania instrukcji, przez udział biegłego w obserwacji spisu, po ocenę prawidłowości rozliczenia różnic. Zadbaj o rzetelność swojego sprawozdania finansowego już dziś – zapytania@magnetaudit.eu lub odwiedź magnetaudit.eu.