Jeżeli rok obrotowy spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym, jeden z podstawowych obowiązków związanych ze sprawozdaniem finansowym przedsiębiorcy mają już w tym roku za sobą. Do 31 marca 2023 r. musieli bowiem sporządzić sprawozdanie finansowe. Do 30 czerwca 2023 r. powinni natomiast je zatwierdzić. Gdzie można się po drodze „potknąć”? Jakie pułapki czekają na przedsiębiorców? Na te pytania odpowiadamy w naszym artykule.
Zatwierdzenie sprawozdania – przypomnijmy podstawy
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego powinno zgodnie z przepisami nastąpić w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego. Dokonuje tego organ, który jest do tego uprawniony. Legitymację do dokonania tej czynności otrzymuje w statucie, umowie spółki albo na podstawie obowiązujących przepisów. Może to być inna osoba/grupa osób w zależności od formy prawnej działalności. Na przykład w odniesieniu do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością sprawozdanie powinno zatwierdzić zgromadzenie wspólników. W parze z zatwierdzeniem sprawozdania finansowego idzie obowiązek jego złożenia w rejestrze sądowym. Dokonuje się tego rzecz jasna w formie elektronicznej, w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania. Do sprawozdania musi zostać dołączony odpis uchwały lub postanowienia organu zatwierdzającego roczne sprawozdanie finansowe o zatwierdzeniu sprawozdania, a jednocześnie o podziale zysku lub pokryciu straty. Poza tym, w przypadku gdy sprawozdanie finansowe podlegało badaniu przez biegłego rewidenta, należy również przedłożyć opinię z tego badania. Nie można także zapomnieć o sprawozdaniu z działalności jednostki, które powinna sporządzić i złożyć do rejestru każda spółka.
Co z przegapionym terminem zatwierdzenia?
Oczywiście nie wszystko musi pójść po myśli zarządzających przedsiębiorstwami. Czasem ktoś czegoś nie dopilnuje i dochodzi do uchybienia. Jak zachować się w sytuacji, gdy sprawozdanie finansowe zostało zatwierdzone w lipcu lub w sierpniu? Nadal konieczne jest przesłanie sprawozdania finansowego wraz z wymaganymi załącznikami do właściwego rejestru. Niezmiennie obowiązuje tutaj termin 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego w terminie i jego złożenie w rejestrze sądowym jest bardzo ważną czynnością. Wymaga bowiem podkreślenia, że niewykonanie ustawowych obowiązków może grozić odpowiedzialnością karną. Jak wynika bowiem z art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości – niezłożenie sprawozdania finansowego stanowi czyn zabroniony zagrożony karą grzywny albo ograniczenia wolności. Osobą odpowiedzialną za realizację ustawowych powinności jest kierownik jednostki. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością będzie to zarząd tej spółki.
Problemy ze sporządzeniem informacji dodatkowej
Problematycznym obszarem związanym ze sporządzaniem i zatwierdzaniem sprawozdania finansowego jest jednak nie tylko kwestia tego, kto, w jaki sposób i kiedy powinien podpisać dokumenty. W tym kontekście warto także wspomnieć o informacji dodatkowej. To dokument, który powinien być sporządzony obok sprawozdania finansowego i musi zawierać dwa obligatoryjne elementy. Po pierwsze wprowadzenie do sprawozdania finansowego, a po drugie dodatkowe informacje i objaśnienia, w tym do pozycji bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych, proponowany podział zysku lub pokrycia strony, podstawowe informacje dotyczące pracowników i organów jednostki, a także inne istotne dane niejako uzupełniające sprawozdanie. Teoretycznie ustawowe wytyczne w tym zakresie są jasne, a jednak wielu księgowych nie uwzględnia w tym dokumencie wszystkich, istotnych informacji.
Wątpliwości dotyczące zestawienia zmian w kapitale i rachunku przepływów pieniężnych
Inną krytyczną sferą jest także zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym i rachunek przepływów pieniężnych. Tutaj z kolei wiele biur rachunkowych zapomina o treści art. 48a ust. 2, 3 i 4 ustawy o rachunkowości. W przypadku sporządzania zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym za inny okres sprawozdawczy niż wskazany w przepisach, w zestawieniu wskazuje się zmiany poszczególnych pozycji kapitału (funduszu) własnego za bieżący okres sprawozdawczy i poprzedni rok obrotowy. Ważne jest także to, że w zakresie obowiązku sporządzenia zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym, istnieją ustawowe, podmiotowe wyłączenia. Dotyczą one jednostek mikro oraz jednostek małych. Podobne reguły zostały wskazane w art. 48b ust. 2, 4 i 5 ustawy o rachunkowości w odniesieniu do rachunku przepływów pieniężnych.
Kancelaria Magnet – rozumiemy wartość biznesu
Obowiązki sprawozdawcze bywają niełatwe. Z uwagi natomiast na ciągłe zmiany przepisów niemal co roku biura rachunkowe muszą zmierzyć się z różnorodnymi modyfikacjami obowiązujących dotychczas reguł. Na szczęście zawsze mogą poprosić o pomoc. Specjaliści Kancelarii Magnet oferują kompleksowe wsparcie dla właścicieli biur rachunkowych, a przede wszystkim tych prowadzących tak zwaną pełną rachunkowość. Zapraszamy do kontaktu.