Audyt zewnętrzny jest kluczowym narzędziem, które pozwala organizacjom na ocenę zgodności procesów wewnętrznych z obowiązującymi przepisami i standardami. Przygotowanie do takiego audytu wymaga starannego podejścia oraz szczególnej uwagi do dokumentacji i procedur wewnętrznych. W naszym najnowszym artykule przedstawimy, jakie kroki warto podjąć, aby audyt przebiegł sprawnie i bez zakłóceń.

Zrozumienie celów audytu

Przede wszystkim należy zapoznać się z zakresem oraz celami audytu. Organizacje decydują się na przeprowadzenie audytów zewnętrznych z różnych powodów, takich jak weryfikacja zgodności z regulacjami, analiza efektywności procesów, a także ocena ryzyka. Wiedza o tym, co audytorzy będą sprawdzać, pozwoli lepiej przygotować dokumentację i ułatwi przeprowadzenie audytu.

Przygotowanie dokumentacji

Dokumentacja stanowi podstawę dla każdej kontroli audytowej. Do najważniejszych dokumentów należą:

• polityki i procedury organizacyjne – określają zasady postępowania i standardy, które obowiązują w organizacji;
• raporty finansowe – jeśli audyt dotyczy finansów, przygotowanie szczegółowych sprawozdań finansowych jest kluczowe;
• rejestry i dane pracowników – przy audytach związanych z obszarem HR wymagane będą dane dotyczące zatrudnienia, wynagrodzeń, urlopów itp.;
• rejestry zgodności – dane dotyczące zgodności z normami ISO, standardami BHP oraz innymi wymogami.

Skompletowanie dokumentów jeszcze przed rozpoczęciem audytu pozwoli uniknąć chaosu oraz zapewni większy porządek w trakcie samego procesu.

Przygotowanie zespołu audytowego

Audyt zewnętrzny często wymaga współpracy z pracownikami na różnych szczeblach organizacji. Kluczowym elementem jest wyznaczenie odpowiedzialnych osób, które będą koordynować przepływ informacji między zespołem audytowym a audytorami. Warto przygotować także szkolenie informacyjne, które pomoże pracownikom zrozumieć, czego mogą się spodziewać i jakie są ich role.

Wewnętrzny przegląd procesów

Przed audytem warto także przeprowadzić wewnętrzną weryfikację procesów. Samoocena pozwala na identyfikację potencjalnych problemów oraz niezgodności. Dzięki temu organizacja może dokonać ewentualnych poprawek i przygotować się na ewentualne pytania audytorów.

Ustal harmonogram audytu

Organizacja powinna skonsultować z audytorami harmonogram oraz oczekiwania dotyczące przebiegu audytu. Dzięki temu będzie wiadomo, ile czasu zajmą poszczególne etapy oraz jakie wymagania czasowe muszą zostać spełnione.

Bądź otwarty na pytania i uwagi

W trakcie audytu audytorzy mogą zadawać pytania, które mają na celu wyjaśnienie niektórych procesów. Kluczowym elementem jest otwartość oraz dokładne odpowiadanie na wszystkie pytania. Przyjęcie konstruktywnej krytyki może przyczynić się do rozwoju organizacji i poprawy jej procesów.

GRUPA MAGNET – rozumiemy wartość biznesu

Przygotowanie do audytu zewnętrznego jest procesem wieloetapowym, który wymaga od organizacji czasu oraz zaangażowania. Starannie zaplanowane przygotowania nie tylko ułatwią przebieg audytu, ale także mogą pomóc organizacji w osiągnięciu wyższych standardów oraz zwiększeniu efektywności operacyjnej. Chcesz wiedzieć więcej na temat audytu i świadczonych przez nas usług? Nasi specjaliści są do Twojej dyspozycji.