Przygotowanie firmy do audytu zewnętrznego

W przypadku dużych spółek audyt zewnętrzny nie jest jedynie formalnością – to strategiczne narzędzie pozwalające wzmocnić przejrzystość, zidentyfikować ryzyka oraz zbudować zaufanie akcjonariuszy i partnerów biznesowych. Jednak aby przyniósł realną wartość, konieczne jest odpowiednie przygotowanie całej organizacji do tego procesu.

Zacznij od planowania

Audyt zewnętrzny nie powinien być zaskoczeniem. Dobrze zaplanowany harmonogram przygotowań pozwala uniknąć nerwowej atmosfery i chaosu. W dużych organizacjach procesy są często rozproszone i zależne od wielu działów – dlatego warto już na etapie planowania ustalić co najmniej: zakres danych wymaganych przez audytora, odpowiedzialne osoby w poszczególnych zespołach, a także kluczowe terminy i kamienie milowe. Planowanie powinno również obejmować przygotowanie dokumentacji oraz wstępną weryfikację spójności danych finansowych.

Zadbaj o kompletność i jakość dokumentów

Najczęstsze problemy przy audycie wynikają z braków lub niespójności w dokumentacji. Warto zatem przeprowadzić wewnętrzny przegląd: polityk rachunkowości i procedur kontrolnych, umów z kontrahentami, a także dokumentów dotyczących inwestycji, rezerw, należności i zobowiązań. W dużych spółkach, gdzie dokumentacja jest rozproszona między działami, niezbędne jest centralne repozytorium lub system ERP umożliwiający szybki dostęp do potrzebnych danych.

Wzmocnij współpracę międzydziałową

Działy finansowe, prawne, HR i operacyjne muszą działać w ścisłej koordynacji. Audytorzy często potrzebują nie tylko danych księgowych, ale też wyjaśnień dotyczących np. polityki zatrudnienia, umów leasingowych, czy procesów zakupowych. Wyznaczenie tzw. „koordynatora audytu” po stronie spółki – osoby czuwającej nad komunikacją i przepływem informacji – znacznie usprawnia cały proces.

Zidentyfikuj potencjalne ryzyka przed audytem

W dużych organizacjach liczba złożonych transakcji oraz specyfika działalności generują wiele obszarów ryzyka, które mogą budzić pytania ze strony audytorów. Dlatego jeszcze przed rozpoczęciem audytu warto przeprowadzić wewnętrzną analizę newralgicznych aspektów sprawozdawczości finansowej. Należy przyjrzeć się m.in. transakcjom z podmiotami powiązanymi – czy są one odpowiednio udokumentowane i zgodne z zasadą rynkowości. Równie istotna jest prawidłowa wycena aktywów trwałych i niematerialnych – szczególnie w sytuacjach, gdy mają one istotny wpływ na wynik finansowy lub były niedawno przeszacowywane.

Dodatkowo, kluczowe znaczenie ma analiza prawidłowości tworzenia rezerw – zarówno podatkowych, jak i na zobowiązania warunkowe, odpisów aktualizujących należności czy zapasów. Warto zastanowić się, czy wszystkie ujęte rezerwy mają podstawy prawne i ekonomiczne oraz czy nie pominięto żadnych istotnych zobowiązań. Coraz częściej audytorzy zwracają uwagę również na kwestie ESG i wpływ zdarzeń niefinansowych na sytuację spółki. Przeprowadzenie wewnętrznego audytu lub konsultacja z doradcą przed wizytą audytora może ułatwić przygotowanie się na trudne pytania i uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek w raporcie końcowym.

Zadbaj o dostępność kluczowych osób i danych

Audyt to nie tylko przegląd dokumentacji – to także liczne rozmowy z przedstawicielami poszczególnych działów, weryfikacja stosowanych procedur i ocena efektywności systemów kontroli wewnętrznej. Aby proces przebiegał sprawnie, konieczne jest zapewnienie dostępności osób odpowiedzialnych za finanse, controlling, księgowość, prawo, podatki oraz operacje. Szczególnie w dużych spółkach, gdzie struktura organizacyjna jest rozbudowana, a wiele funkcji pełni się na poziomie centrali i jednostek zależnych, kluczowe jest zaplanowanie terminów spotkań i delegowanie osób kompetentnych do kontaktu z audytorem.

Warto z wyprzedzeniem poinformować zespoły o planowanym harmonogramie audytu, przypisać odpowiedzialnych za udzielanie informacji oraz upewnić się, że mają oni dostęp do wymaganych danych i systemów. Częstym problemem jest niepełna dostępność danych historycznych lub ograniczony dostęp do systemów informatycznych przez osoby trzecie – dlatego należy z wyprzedzeniem przygotować odpowiednie dostępy i kopie zapasowe. Dobrze przygotowany zespół, który rozumie swoją rolę w procesie audytu, potrafi efektywnie odpowiadać na pytania i reagować na zgłoszenia audytorów, znacząco skraca czas realizacji i podnosi jakość współpracy.

GRUPA MAGNET – rozumiemy wartość biznesu

Profesjonalne przygotowanie dużej spółki do audytu zewnętrznego to proces, który wymaga zaangażowania wielu zespołów, dyscypliny organizacyjnej oraz świadomości ryzyk. Warto potraktować go jako szansę – na wzmocnienie ładu korporacyjnego, poprawę efektywności procesów oraz budowanie zaufania wśród inwestorów i partnerów.